Tervetuloa johtajan työpäivään. Olet keskellä tilannetta, jossa sinun täytyy viestiä henkilöstölle mitä tapahtuu, vaikka et oikeastaan vielä yhtään tiedä, mitä tapahtuu. Takaraivossasi nakuttaa ajatus, että jokainen sanasi ja tekosi vaikuttaa siihen, miten muut kokevat tilanteen ja miten he toimivat jatkossa.
Johtamisviestinnässä kiireistä arkea helpottaa kaava: SELKEYS + TUNTEET + AJATUS. Nostan esiin jokaisesta osa-alueesta muutaman arjen pelastusrenkaan, joiden varassa myös itse kellun silloin, kun aika on kortilla, jaksaminen loppuu tai arki muuten vaan myrskyää.
1. Luo selkeyttä siihen asti kuin mahdollista
Olen mokannut selkeydessä monta kertaa: Kertonut liikaa tietoa kerralla. Mennyt liian nopeasti käytännön asioihin, kun olen olettanut, että asia kiinnostaa muitakin heti (koska se kiinnostaa minua). Erityinen helmasyntini: Olen kiirehtinyt asioiden edelle ja unohtanut, etteivät muut tiedä kaikkea sitä, minkä minä tiedän.
Moni johtaja viestii vasta sitten, kun kaikki tiedot on saatu haalittua kasaan. Se taas vähentää selkeyttä, koska huhut ehtivät kiertää. Toinen perustelee ja taustoittaa niin paljon, ettei kukaan jaksa kuunnella. Kolmas unohtaa, että luvut kiinnostavat vain häntä itseään.
Mistä sitten apua selkeyteen? Jaan tässä kolme omaa jatkuvassa arkikäytössä olevaan keinoa helpottamaan selkeyttä:
Olen huomannut, etteivät ihmiset muista PowerPoint-esityksen kohdista kuin pieniä palasia. Sen sijaan he muistavat, miltä heistä tuntui esityksen aikana: innostuneelta, pitkästyneeltä, vihaiselta, pelokkaalta. Aika monen johtajan toiveuni on, että porukka innostuisi – muutoksesta, strategiasta, suunnitelmista, ihan vaan työn tekemisestä ylipäätään.
Yhden innostuksen herättämisen arkikeinon löysin kirjasta Johda tunneilmastoa: uteliaisuus ja innostus ovat tunnepari! Uteliaisuus nimittäin synnyttää innostusta. Jos innostuksen herättäminen tuntuu vaikealta, uteliaisuuden herättäminen voi tuntua helpommalta.
Tiedätkö, mitä tunnetta viestinnälläsi tavoittelet? Jos käsillä on tärkeä palaveri, mikä on tunne, jonka toivoisit osallistujille jäävän? Ykkösvinkkini tärkeissä viestintätilanteissa on ylipäätään miettiä, mitä tunteita toivoisit muilla heräävän. Silloin voi olla edes jonkinmoinen mahdollisuus, että saat ainakin osassa osallistujista tuon tunteen heräämään.
Esityksen sävyä voi säätää monella tavalla viemättä huomiota pois asioiden tärkeydestä. Kun vedän esimerkiksi työpajaa, suunnittelen alun niin, että tunnelma kevenee. Yritän saada heti alkuun jonkin harjoituksen tai hetken, jossa ihmisiä ehkä hymyilyttää tai jonka avulla ihmiset toivottavasti lähtevät liikkeelle hyvissä tunnelmissa. Tämä lisää myös psykologista turvallisuutta.
Johtajalla ei ole aina aikaa pohtia viestintäänsä pitkään, sillä tilanteet tulevat eteen nopeasti ja aikaa reagoida on vähän. Siksi on kriittistä olla tietoinen omista taustalla vaikuttavista ajatuksista ja asenteista – ja haastaa niitä.
Omat asenteet näkyvät viestinnässä, halusit tai et. Jos ajattelet, että muut ovat töissä laiskoja, sitä ei tarvitse sanoa, sillä se todennäköisesti välittyy silti. Itsereflektio auttaa myös ymmärtämään, miten toimit stressissä, muutostilanteissa, miten käsittelet palautetta ja milloin omat tunteesi voivat vaikuttaa viestintään. Mitä paremmin tunnet itsesi, sitä paremmin voit vaikuttaa viestintääsi myös paineen alla.
Parhaat johtajat eivät ole niitä, jotka tietävät eniten tai joilla on jotakin mystistä, värisyttävää karismaa, vaan niitä, jotka osaavat tehdä parhaiten yhteistyötä muiden kanssa. Hyvään johtamisviestintään kuuluu odotettua vähemmän puhetta ja paljon enemmän tekoja, läsnäoloa ja kykyä saada ihmiset tuntemaan itsensä kuulluiksi.
Johtajalla on päivittäin paikkoja kehittää omaa viestintää. On tärkeää tunnistaa ja saada muilta palautetta. Suosittelen, että valitset sen jälkeen pienimmän mahdollisen askeleen viestintätaitojesi kehittämiseen. Jos tavoittelet kerralla liian suurta muutosta, se jää todennäköisemmin tekemättä.
Milloin viimeksi pysähdyit miettimään, miten viestit johtajana? Ehkä juuri nyt on hyvä hetki tehdä pieni muutos – ja huomata, miten suuri vaikutus sillä voi olla.
Katariina Ahonen on toinen Kaiun toimitusjohtaja ja intohimoinen työyhteisöviestinnän kehittäjä. Vapaa-ajallaan hän on opiskellut muun muassa positiivista psykologiaa ja työyhteisösovittelua. Katariina auttaa organisaatioita kehittämään työyhteisöviestintää, viestimään muutoksissa ja johtamisviestimään ihmislähtöisesti – tunteita pelkäämättä.