Yritysten henkilöstöinfojen powerpointit täyttyvät pylväistä ja piiraista, kun johto valmistautuu kertomaan henkilöstölleen viime vuoden tulokset. Valtaosa esiintyjistä laskettelee menneen tilikauden luvut läpi riippumatta siitä, keitä yleisössä istuu. Yleisön reaktiot ovat sen mukaisia.
”En tajunnut mitään. Tase, EBITDA, ROI, nettotulos? Mikä näistä on olennainen?”
Esityksen suunnittelun pitäisi lähteä yleisöstä. Liian usein henkilöstölle suunnattu talousinfo keskittyy ainoastaan numeroihin, ei siihen, mistä ne kertovat tai miten niitä tulisi tulkita. Hyvä esiintyjä konkretisoi yleisölleen, mitä luvut tarkoittavat juuri heidän työnsä kannalta.
Onko tiedossa säästöjä? Pitääkö päivittäistä toimintaa muuttaa? Onko jossain onnistuttu erityisen hyvin? Numerot kertovat harvoin sellaisenaan mitään: ne tarvitsevat vertailukohteita. Missä suhteessa tulos on esimerkiksi kilpailijoihin verrattuna?
Pelkät numerot eivät muuta ajattelua tai aja muutosta. Yritystoiminnassa tulosten takaa löytyvät ihmiset. Rakenna tunnusluvuista tarina, joka johtaa haluttuun muutokseen henkilöstösi ajattelussa ja toiminnassa.
”Onpa täällä vakava tunnelma. Talousjohtaja vaikutti kireältä. Kuiskailevat eturivissä. Meneekö meillä nyt siis huonosti?”
Hyvä esitys perustuu vuorovaikutukseen esiintyjän ja yleisön – ei esiintyjän ja esityksen välillä. Jos talousjohtaja keskittyy puhumaan seinälle heijastetuille pylväsdiagrammeille henkilöstönsä sijaan, ei ihme, että tilaisuuden tavoitteet jäävät epäselviksi.
Keskity yleisöön, älä esitykseen. Ota katsekontakti ja puhuttele kuulijoitasi suoraan. Anna kiitos suoraan niille, joille se kuuluu: ”Tässä pärjäsimme hyvin, kiitos siitä erityisesti tiimille X!” Muista, että negatiivinen palaute annetaan aina henkilökohtaisesti. Jos joku on poissaoleva, ota hänet huomioon: ”Jäikö jokin asia vaivaamaan? Mitä ajatuksia herättää?”
”Okei, luvut sukeltavat. Kenen pää tässä joutuu vadille? Pitäisikö alkaa etsiä uutta duunia?”
Johdon tehtävä on keksiä ratkaisuja, ei osoittaa ongelmia. Jos talousjohtajalla on henkilöstölleen huonoja uutisia, pitäisi hänen myös kertoa, millaisia seurauksia niistä mahdollisesti koituu. Turhaa huolta tai vääriä tulkintoja ei synny, kun keskitytään ongelmien sijaan ratkaisuihin.
Kerro, mitkä ovat ne toimenpiteet, joiden avulla tilanne korjataan, ja mitä ne edellyttävät henkilöstöltä. Älä syytä ongelmista yhtä ryhmää tai osastoa, vaan rakenna yhteishenkeä: ”Voimme yhdessä tehdä asioita paremmin!”
”Jotain tarttis tehdä? No minähän teen, kunhan kerrotte mitä se voisi olla!”
Porukasta löytyy aina niitä, jotka pursuavat ideoita ja halua tehdä asiat paremmin. Mieti etukäteen, miten voit esityksessäsi kannustaa aktiiviset ihmiset osallistumaan ja antamaan parastaan.
Jätä esityksen loppuun aikaa kysymyksille. Kerro, miten aktiiviset työntekijät voivat heti osallistua ja tuoda ideansa julki.
”Juuh-elikkäs. Mitähän tänään on lounaaksi?”
Moni miettii henkilöstöinfoon kävellessään, ettei tilaisuus yleensä tarjoa mitään. Kumoa ennakkoluulot, ja suunnittele esityksesi kohdennetusti senkertaiselle kuulijakunnallesi. Voit lisätä esityksesi kiinnostavuutta leipomalla siihen yllätyksiä ja koukkuja, joita yleisösi ei odota kuulevansa.
Aloita kutkuttavalla kysymyksellä tai ristiriitatilanteella, jonka ratkaisu jää avoimeksi: ”Tiedättekö, mitä yhteistä on meidän yrityksen viime vuoden tuloksella ja vesiskootterilla? Palataan siihen kohta!” Yllätyksellinen alku ei yksin riitä ylläpitämään mielenkiintoa: kehitä esitykseesi juoni, joka huipentuu yllätyskäänteeseen. Tyydytä yleisösi uteliaisuus vasta lopuksi.
Kirjoittaja
Jouko Marttila on toiminut vuodesta 1979 lähtien toimittajana ja kolumnistina eri medioissa kuten Savon Sanomissa, Helsingin Sanomissa, BBC:llä, Ylellä ja Arvopaperissa. Vuodesta 2009 lähtien hän on valmentanut eri organisaatioiden esimiehiä ja asiantuntijoita haastaviin media- ja vuorovaikutustilanteisiin sekä toiminut johdon strategisena neuvonantajana.
