Montako tamperelaista viestijää tarvitaan ottamaan generatiivinen tekoäly haltuun viestintätyössä? Jos aiheeseen pureudutaan käytännön tehtävien kautta, kaikki pääsevät jakamaan oppejaan ja havaintojaan ja keskustelua on kirittämässä aiheesta innostunut viestintätoimisto, 35 viestijää riittää mainosti!
Nämä ainekset osuivat yksiin, kun Tampereella päätettiin valjastaa tekoäly käytännönläheiseksi arjen apuriksi kaupungin viestijöiden työhön. Lopputulos oli asiakkaan mukaan ”täyden kympin yhteistyö”.
Tavoite: Tekoäly viestijän työkaveriksi
Keväällä 2024 tietoturvallisen Copilot-tekoälytyökalun haltuunotto oli Tampereella jo hyvässä vauhdissa. Viestijöille oli järjestetty Tekoäly viestijän työkaverina -oppimispiirejä osana Uudistuva Tampere -kokonaisuutta. Niissä oli käyty läpi muun muassa tekoälyn perusteita ja etiikkaa.
Yhdeksi oppimispiirin aiheeksi haluttiin työpaja, jossa pureuduttaisiin käytäntöön: jaettaisiin kokemuksia hyödyllisimmistä käyttökohteista ja -tavoista, tehtäisiin yhdessä harjoituksia ja opeteltaisiin kehotemuotoilua. Toiveissa oli myös käsikirja, johon parhaat opit kiteytettäisiin talteen jatko-opettelua varten.
Kumppaniksi valikoitui Kaiku, joka tarjosi tamperelaisten käyttöön paitsi viestintäalan kärkiosaamisensa tekoälyn hyödyntämisessä ja kehotemuotoilussa, myös tarvittavat eväät tamperelaisten työkalun (selaimessa toimiva Copilot kaupallisella tietosuojalla) käytössä ohjaamiseen.
Toteutus: Ei kalvosulkeisia, vaan kädet tekoälysaveen!
Yhdessä asiakkaan kanssa kaikulaiset suunnittelivat ja järjestivät Tampereen kaupungin viestijöille Tekoäly viestijän työkaverina – tekstin generointi -työpajan. Ennen työpajaa osallistuvat tekivät ennakkotehtävän, jossa he pääsivät pohtimaan generatiiviseen tekoälyyn liittyviä tunteita ja jakamaan käyttökokemuksiaan.
Virtuaalisena työpajana järjestettyyn tilaisuuteen osallistui 35 viestijää. Suunnittelussa kiinnitettiin siksi erityistä huomiota siihen, ettei toteutus jäisi kalvosulkeisten tasolle – kokonaisuudesta ja sen fasilitoinnista vastannut Kaiun Salla Syrman piti huolen, että kaikki pääsivät vuorollaan ääneen sekä tekemään yhdessä käytännön harjoituksia ja havaintoja.
Työpajassa kuultiin myös Kaiun parhaat vinkit kehotemuotoiluun sekä Kaiun sisällöntuottaja Hannele Hautaniemen ”vertaisvinkit ja -havainnot” toimivista käyttökohteista viestijän työssä. Lisäksi tamperelaisviestijät pääsivät kollegojensa kanssa harjoittelemaan tekoälyn hyödyntämistä käytännössä ja jakamaan harjoituksissa syntyneitä oppeja.
Kaiku tiivisti esitehtävässä ja työpajassa esille tulleet opit käytännölliseksi käsikirjaksi. Käsikirjaan sisällytettiin myös tietoa Tampereen tekoälyn käyttösäännöistä sekä Copilot-työkalusta, jotta käsikirja palvelisi viestijöitä kokonaisuutena.
Tuloksena inspiroiva työpaja ja sen opit yksissä kansissa
Osallistujat antoivat työpajan keskimääräiseksi arvosanaksi 4,8 / 5. Palautekyselyssä he kertoivat saaneensa työpajasta konkreettista hyötyä ja uusia ideoita, joita he voivat hyödyntää viestinnän tehtävissään. Fasilitointia ja tunnelmaa kiiteltiin siitä, että ne innostivat aktiivisesti mukaan keskusteluun ja saivat pohtimaan tekoälyn mahdollisuuksia arjen työssä. Työpajan tuloksena syntynyt Tekoäly työkaverina – tekstin generoinnin käsikirja viestijöille 2024 sai niin ikään kiitosta viestijöiden keskuudessa ja Tampereella.
Projektin tavoitteena oli varmistaa, että generatiivisesta tekoälystä saadaan suoraa ja mitattavaa hyötyä Tampereen kaupungin viestijöiden työpäiviin. Kevään työpajan ja sen pohjalta luodun käsikirjan myötä työkaveruus generatiivisen tekoälyn kanssa on Tampereella entistä arkipäiväisempää – ja into opetella kantaa yhä pidemmälle uusiin rutiineihin, kun alkuun on päästy.
Asiakas: ”Joustavuus ja tarvelähtöisyys korostuivat alusta alkaen”
Elina Uusitalo, projektin tilannut Tampereen kaupungin markkinoinnin ja viestinnän suunnittelija toukokuussa 2024:
“Välillä tekee hyvää, että sisäisiä asioita, keskustelua ja tarpeita katsotaan ulkopuolelta. Se voi auttaa kiteyttämään asioita ja kysymään kysymyksiä, joita emme itse arjessa näe. Siksi halusimme kumppanin tueksemme järjestämään tekoälytyöpajaa. Ja ovathan tällaiset usein myös resurssikysymyksiä – säästää omaa aikaa, kun kumppani vastaa kokonaisuudesta.
Kaiulta soitettiin ja kyseltiin lisätietoja pian sen jälkeen, kun lähetimme tarjouspyynnön. Jo puhelussa tuli sellainen fiilis, että he saivat hyvin kiinni siitä, mitä tarvitsimme. Joustavuus ja tarvelähtöisyys korostuivat alusta alkaen. Kaiulta löytyi myös kaipaamaamme Copilot-osaamista.
Kaiku otti innokkaasti koppia projektin edistämisestä ja vei sitä jouhevasti eteenpäin. Toiveitamme kuunneltiin joka vaiheessa ja tiesimme aina, mitä seuraavaksi tapahtuu. Tämä oli tilaajalle helpottava ja aikaa säästävä asia. Yhteistyö Kaiun kanssa oli sujuvaa ja Salla ja Hannele olivat lämminhenkinen ja ammattitaitoinen tiimi!
Työpajan osalta kaikki toteutui juuri niin kuin olimme toivoneet. Työpaja oli aidosti käytännönläheinen, inspiroiva ja vuorovaikutuksellinen, vaikka se järjestettiin Teamsissa. Huomasi, ettei Kaiku ollut ensimmäistä kertaa tällaista järjestämässä, ja innostus aiheeseen oli tarttuvaa. Osallistujienkin puolesta tilaisuus oli todella tykätty – moni on nykäissyt käytävällä hihasta ja kiittänyt työpajasta.
Myös käsikirjasta annan täyden kympin. Se oli loistavasti koottu ja tarjoaa helpon tarttumispinnan tekoälyaiheeseen. Käsikirjasta hyötyvät viestijöidemme lisäksi kaikki, joiden kanssa teemme tekoälypilotointia ja testaamista. On myös hienoa, että voimme itse päivittää käsikirjaa tarvittaessa – tästä aiheesta onkin lähes mahdotonta tehdä sellaista dokumenttia, jota ei tarvitsisi lainkaan päivittää.
Osallistujien kommentteja palautekyselystä:
”Tarvitsen juuri näitä käytännön vinkkejä tekstien työstämiseen.”
”Käytännönläheinen, omaa työtä lähellä, innostunut ryhmä, sai ideoita mitä kokeilla seuraavaksi.”
”Oli mukavaa kokeilla Copilotia yhdessä työkaverien kanssa, sillä arjessa ei ole mahdollista tehdä tällaisia käytännönläheisiä harjoituksia.”
”Ihana lähestymistapa, kivoja konkreettisia tehtäviä. Lämmin kiitos teille!”
”Opin uutta ja otan oppeja heti käyttöön!”
”Hyvä rakenne koulutuksessa ja kivat kouluttajat! :)”
”Oli oikein mukavasti ja hyväntuulisesti vedetty tilaisuus, kiitos siitä!”
