Olen valmentanut viestintätaitoja yrityksille yli kymmenen vuotta. Virtuaaliset valmennukset tulivat mukaan kuvioihin reilut viisi vuotta sitten asiakkaiden pyynnöstä. Paljon olen oppinut kokeilemalla ja tekemällä, kollegoiden kanssa keskustelemalla − ja erityisen paljon kantapään kautta.
Kun etätyöstä on tullut uusi normaali, virtuaalifasilitoinnista on kirjoitettu valtavasti, ja hyvä niin! Halusin kuitenkin kirjoittaa jonon jatkeeksi vielä jutun niille, joita virallisemmat esiintymistilanteet etätyöympäristöissä jännittävät.
Ole hyvä: tässä on muutama mörkö, jonka olen omalla virtuaalivalmentajan polullani kohdannut silmästä silmään. Jokaisen perässä on nippu yksinkertaisia vinkkejä, joista minulle on ollut hyötyä.
Mörkö 1: Epäilyttää. Minulla ei ole kokemusta virtuaaliesiintymisestä. Kuinka osaan?
Minuakin jännitti aluksi – ja jännittää usein vieläkin! Opettelu on kuitenkin antoisaa, ja jo perusasioiden treenaamisella pääsee mainiosti alkuun.
Virtuaaliesiintymisiin pätee ihan sama kulmakivi kuin mihin tahansa tilaisuuteen: tee tavoite mahdollisimman selkeäksi ja laadi suunnitelma sen mukaan. Tällaisia asioita pohdin suunnitteluvaiheessa:
- Mitä tilaisuudella pitää saada aikaan? Mitä täytyy jäädä käteen? Palaveri, ideointisessio, työpaja, infotilaisuus, koulutus vai mikä? Onko tarkoitus työstää yhdessä jotakin vai herättää osallistujissa oivalluksia? Kun olet pureskellut tavoitteen kunnolla, voit valita välineet ja keinot perustellusti. Erilaisista työkaluista ja menetelmistä löytyy paljon tietoa mm. Virtual Facilitation Finland -Facebook-ryhmässä.
- Suunnittele tilaisuus sopiviksi osioiksi ja pohdi rytmitystä. Esimerkiksi virtuaalivalmennuksia rytmitän vuorottelemalla luennointia, osallistujien aktivointia, keskustelua ja harjoituksia sopivasti.
- Ole realisti: virtuaalitilaisuuksiin osallistuminen on aika raskasta – erityisesti nyt, kun työpäivämme täyttyvät niistä. Mitä voit odottaa osallistujien jaksavan? Muista aikatauluttaa myös tauot pidemmissä sessioissa.
- Vaikka kuinka innostuisit ohjelmien jännistä ominaisuuksista, älä kikkaile kikkailun vuoksi. Muista kenelle tilaisuutta teet ja mikä todella palvelee tavoitetta.
Mörkö 2: Esiintymistilanne stressaa. Niin paljon muistettavaa ja osattavaa!
Olen huomannut, että mitä selkeämmin valmistaudun, sitä pienempi perhosparvi vatsassa H-hetkellä pyörii. Ihan kokonaan perhoset eivät katoa, mutta ei niiden tarvitsekaan! Pieni kutina kertoo, että suhtaudun tilanteeseen tosissani ja arvostan yleisöäni. Tässä asioita, joiden avulla hetki estradilla sujuu helpommin:
- Laadi itsellesi kevyt, helposti silmäiltävä käsikirjoitus. Minun on helpompi ohjata kokonaisuutta, kun näen, missä menen ja mitä tulee seuraavaksi. Silloin olen myös rennompi. Jos virtuaalinen esiintyminen on ihan uutta tai tilaisuus erityisen tärkeä, muista harjoitella ja pyytää palautetta!
- Auta osallistujia valmistautumaan mahdollisimman hyvin tilanteeseen etukäteen. Kerro kutsun ja mahdollisen ennakkotehtävän yhteydessä tavoitteet, alustava agenda ja mahdolliset osallistumisohjeet. Pitääkö ladata jokin ohjelmisto? Onko muita valmistautumisohjeita?
- Jos aiot käyttää videota, varmista, että esiintymistaustasi on neutraali ja valaistus on kunnossa – varsinkin jos pidät esitystä kotoa. Vältä riemunkirjavia kuoseja vaatteissa. Jos puoliso aikoo pomppia taustalla bokserit jalassa, käske laittamaan ainakin ne paremmat bokserit. Tai sumenna videon tausta!
- Siirry esitysalustalle riittävän aikaisin, esimerkiksi puoli tuntia ainakin. Testaa, että kaikki toimii. Jos ei toimi, sinulla on vielä peliaikaa ratkoa ongelma.
- Sulje muut ohjelmat, jotka saattavat häiritä keskittymistäsi.
- Varaa lasi vettä käden ulottuville – joudut nyt työskentelemään äänelläsi.
- Ota mukava asento, jalat tukevasti maassa. Hyvin se menee!
Mörkö 3: Mitä jos kukaan ei kommentoi mitään? Siinä sitten tunnen itseni idiootiksi.
Kuten kasvokkaisissakin kohtaamisissa, myös virtuaalitilanteissa alku on tärkeä tunnelman virittämisessä.
- Heti alkuun tervehdi ja esittele itsesi, jos mahdollista videon kera. Katso kameraan ja hymyile.
- Ahdistaako kameraan tuijottaminen? Niin minuakin. Kollegani Pauliina Perttuli on antanut hyvän vinkin siihen, kuinka voi muistuttaa itseään ihmisten läsnäolosta: Kiinnitä kameran viereen kuva jostain hyvää fiilistä tuottavasta ihmisestä, jonka haluaisit kuvitella yleisöön.
- Kerro tilaisuuden pelisäännöt heti alussa: Miten työskentelette? Pidetäänkö mikrofoneja mykistettyinä? Käytetäänkö videota?
- Kerro, miten ja milloin kysymyksiä voi esittää. Poimitko kysymyksiä chatista tietyissä kohdissa vai pitkin tilaisuutta? Muista myös seurata kysymyksiä tai pyydä joku avuksesi seuraamaan niitä.
- Jos tilanteeseen sopii, kerro, että aiot esittää kysymyksiä suoraan osallistujille nimellä. Tarkennan yleensä, että voi sanoa vaan ohi, jos sillä hetkellä lyö tyhjää. Olen huomannut, että ihmiset ovat valppaampina, jos odottavat kysymyksiä. Tunnelma on vireämpi, kun useampi ihminen pääsee esille.
- Jonkinlainen lyhyt lämmittelytehtävä on alussa paikallaan! Tehtävän voi sitoa session tavoitteeseen, ja sen avulla voi testata jotain työkalun käytettävää toimintoa, vaikkapa chattia tai valkotaulua.
- Et välttämättä näe ihmisten reagointia, joten sinun on oltava kärsivällinen. Kun kysyt, esitä mahdollisimman täsmällisiä kysymyksiä ja jaksa odottaa hetki vastausta. Yritä olla esittämättä liian monta kysymystä kerralla (oma tyypillinen kompastuskiveni).
- Joskus voi kaikista hyvistä yrityksistä huolimatta toisessa päässä olla hiljaista. Koita silti pitää ääni reippaana ja tankkaa hyvää fiilistä tärkeän ihmisen kuvasta (ks. vinkki yläpuolella).
Mörkö 4: Entä, jos tekninen takkuilu pistää pakan sekaisin?
Jos tekninen ongelma tulee, sitten se tulee. Hengitä syvään. Et ole ainoa ihminen maailmassa, jonka kone on kaatunut. Yleisö on tottunut, että virtuaalitilaisuuksissa sattuu ja tapahtuu.
- Jos tekniikka pettää, hengitä syvään ja hoida asia kerrallaan kuntoon. Hermostuminen on todennäköisesti häiritsevämpää kuin pieni tekninen takku.
- Laitan jo alkuohjeiden yhteyteen tiedon, jos organisaatiolla on tukihenkilö teknisiin ongelmatilanteisiin. Näin osallistujat tietävät valmiiksi, mistä saavat apua, eikä vetäjän tarvitse ryhtyä ratkomaan yhden osallistujan ongelmaa kaikkien yhteisellä ajalla. Pieniin ongelmiin yleensä muilta osallistujilta löytyy nopea apu, jos et itse osaa vastata.
- Voi olla hyvä idea pitää käden ulottuvilla jonkun tilaisuuteen osallistuvan yhteyshenkilön puhelinnumeroa. Tämän otin käytännöksi, kun kerran lensin itse asiakkaan koulutuksesta pihalle. On kiva, jos tällaisessa tilanteessa voi nopeasti soittaa ja kertoa jollekulle, mitä tapahtuu. Yleisön voi näin myös ohjeistaa pitämän extratauon.
- Jos on erityisen tärkeä tilaisuus, tietenkin voi tehdä kevyen suunnitelma B:n. Voisinko lähettää materiaalin sähköpostitse, jos se ei näkyisikään?
Jos kaipaat lisää virtuaalitilaisuuksiin liittyviä vinkkejä, tutustu webinaaritallenteisiimme:
Luottamusta virtuaalikohtaamisiin
Asiantuntijoina vuorovaikutus- ja esiintymisvalmentaja Sanna Franck sekä strateginen tutkimuskonsultti ja myynnin valmentaja Panu Erola
Etäkuuntelun aika – kuinka vahvistat vuorovaikutusta virtuaaliympäristöissä?
Asiantuntijoina suomalaisen kuuntelututkimuksen pioneeri, dosentti Tuula-Riitta Välikoski ja vuorovaikutusvalmentaja Pauliina Perttuli.
Jos haluat juuri sinun organisaatiollesi suunniteltua apua tai valmennusta isommalle joukolle, laitathan viestiä osoitteeseen sales@kaiku.fi Kaikki viestinnän valmennuksemme ja työpajamme onnistuvat mainiosti myös virtuaalisesti!
Kirjoittaja
Salla Syrman on Kaiun osakas sekä intohimoinen viestinnän valmentaja ja kehittäjä. Häntä inspiroi valmennuksissa ajatus palautteesta edisteenä: Kuinka innostaa valmennettavat kokeilemaan uusia viestinnän tapoja sen sijaan, että huomio keskittyy vain omiin virheisiin?