Tekoäly myllää viestintäalaa uusiksi. Samalla se tekee näkyväksi jotakin tuttua, mutta aliarvioitua: mikään muutos, tämäkään, ei onnistu ilman inhimillistä viestintää.
Teetimme syksyllä 2025 Kaiussa PROI Worldwide -viestintätoimistoverkoston kanssa muutostutkimuksen yli 30 maassa. Sen tulokset olivat selkeät: taloudellisesti onnistuneet muutokset ja hyvä muutosviestintä kulkevat käsi kädessä.
Tämä on hyvä pitää nyt mielessä, kun tekoälykehitykseen investoidaan organisaatioissa suuria summia. Viestintä on välttämätön muutoksen moottori.
Tämä teksti on tarkoitettu sinulle, jonka toimenkuvaan kuuluu johtaa tai tukea organisaation oppimista. Se on tarkoitettu myös sinulle viestinnän ammattilainen, joka mietit omaa rooliasi tässä muutoksessa.
Vuonna 2026 meille Kaiussa alkaa olla jo arkipäivää auttaa asiakkaitamme tekoälyyn liittyvässä muutosviestinnässä. Samaan aikaan olen käyttänyt muutosviestinnän ja oppimiseen kannustamisen hiekkalaatikkona omaa organisaatiotamme, jossa vastaan tekoälykehityksen johtamisesta ja siihen liittyvästä viestinnästä.
Miten organisaation tekoälyosaamisen kehittäminen ja muutosviestintä kytkeytyvät toisiinsa? Seuraavat asiat ovat tuntuneet erityisen tärkeiltä viime kuukausien aikana:
Moni muutos epäonnistuu siksi, ettemme ymmärrä lähtötilannetta, ihmisten näkökulmia ja tunteita. Yksi tärkeimmistä muutosopeistani on, että kannattaa olla loputtoman kiinnostunut siitä, mitä pinnan alla tapahtuu. Se tarkoittaa kuuntelemista ja selvittämistä olettamisen sijaan. Jotta voimme viestiä vaikuttavasti, meidän pitää ymmärtää, mikä ihmisille on hyödyllistä. Työkaluja ymmärryksen keräämiseen on paljon, ja tilanne ratkaisee oikeat tavat. Viestinnän näkökulmasta olemme käsitelleet näitä keinoja syvällisemmin palvelumuotoilija Elina Piskosen kanssa vuonna 2024 ilmestyneessä kirjassamme Viestinnän palvelumuotoilu.
Vinkki hiekkalaatikoltani: Kun ryhdyin suunnittelemaan Kaiussa tekoälyosaamisemme kehittämistä ja siihen liittyvää viestintää, syvennyin ensin lähtötilanteeseen: ihmisten tarpeisiin, tunteisiin, käyttötapoihin, tavoiteltuun hyötyyn, turhautumisen aiheisiin. Loin ymmärryksen perusteella oppijapersoonia, joiden tarpeet huomioisimme viestinnässä ja tekoälyoppimisen kehittämisessä. Pohdimme, millaisia esteitä oppimiselle oli.
Tämä on ollut hyvä pohja ponnistaa eteenpäin, rakentaa kehityksen mittarit ja korjata liikkeessä.
Kun puhumme tekoälystä, teknologia nousee usein keskustelun keskipisteeksi. On inhimillistä korostaa näkökulmaa, joka on itselle kiinnostava ja tuttu. Valtaosalle AI-puhe on kuitenkin etäännyttävää.
Jotta viestintä vaikuttaa, sen pitää kuitenkin tarjota jotakin hyödyllistä ja huomioida tunteet. Ihmisen on kyettävä löytämään oma paikkansa ja merkityksensä muutoksessa.
Erinomaisen viitekehyksen ihmiskeskeiseen viestintään tarjoaa ProComin Tekoälykäs Viestintä -julkaisussa oleva sosiaalipsykologien (Bergdahl et al.) kirjoittama artikkeli, jossa psykologiset perustarpeet yhdistetään tekoälyasenteisiin. Suosittelen lämpimästi tutustumaan tuohon artikkeliin, joka nojaa Decin & Ryanin kuuluisaan itsemääräytymisteoriaan.
Artikkelin mukaan autonomian, kykenevyyden ja yhteenkuuluvuuden kokemukset ovat yhteydessä suhtautumiseemme tekoälyyn. Viestintää suunnitellessamme voimme pohtia seuraavia asioita:
Miten vahvistamme tunnetta siitä, että ihmisellä on vaikutusmahdollisuuksia muutoksessa? Miten autamme tuntemaan, että vaikka kehitys on nopeaa, oppiminen on mahdollista ja kytkeytyy asioihin, jotka jo osaamme? Entä miten hybridiarjen keskellä luomme kokemusta, että olemme muutoksessa oppimassa yhdessä?
3. Käytä selkeää kieltä, joka puhuttelee kohderyhmiä
Kun ymmärrämme kenelle ja miksi viestimme, meidän kannattaa pohtia myös sitä, miten viestimme. Millainen kieli ja äänensävy vahvistavat edellä mainittuja psykologisia perustarpeita, jotka kytkeytyvät tekoälyasenteisiin? Käytämmekö kieltä, joka kutsuu mukaan ja rohkaisee vai sellaista, joka sulkee ulkopuolelle?
Kun kyse on pitkäaikaisesta muutoksesta, johon liittyy suuria tavoitteita, kannattaa pysähtyä miettimään toimivaa äänensävyä. Aina hyvä idea on myös testata viestintää, pyytää palautetta ja tehdä muutoksia mittareiden perusteella.
Usein generatiivista tekoälyä hyödynnetään jo osana sisällöntuotantotiimiä. Jotta saamme tekoälyn noudattamaan tarkoituksenmukaista sävyä, meidän on ensin kyettävä konkretisoimaan sävy ja opettamaan se koneelle.
Oli kohderyhmä mikä tahansa, selkeän kielen kulmakivistä on aina hyötyä. Niistä olen kirjoittanut esimerkiksi tässä vanhassa blogijutussa.
Tyypillistä on, että tekoälyyn liittyvistä tavoitteista puhutaan suurin mahtipontisin sanoin. Vaikka strategisten tavoitteiden ja suunnan viestiminen on tärkeää, kannattaa kuvata myös, mitä kehitys tarkoittaa käytännössä arjessa, ruohonjuuritasolla. Tähän tarvitaan kekseliästä viestintää. Muutos jää etäiseksi, jos tavoitteet leijuvat pilvissä. Kannattaa pilkkoa tavoitteita riittävän pieniksi, viestittäviksi palasiksi, joissa on arjen tarttumapintaa. Kun ihminen ymmärtää, mitä hän voi tehdä tänään tai tällä viikolla, muutos alkaa tuntua todelliselta.
Olen huomannut, että organisaatioissa tapahtuu paljon tekoälykehitystä, joka jää piiloon tai vain tietyn siilon tuntemaksi. Käytännön esimerkit konkretisoivat muutosta ja auttavat ymmärtämään ylätason visioita. Mitä meillä jo kokeillaan ja tehdään ja mihin se vaikuttaa? Millaisia hankkeita on käynnissä? Mistä keskeneräisestäkin voi kertoa ymmärrettävästi?
Jälleen esimerkki hiekkalaatikoltani: Järjestin taannoin Kaiussa tekoälyoppimisen virtuaaliset minifestarit. Pyysin kollegoilta muutamia esimerkkejä tilanteista, joissa tiesin heidän hyödyntäneen tekoälyä oivaltavalla tavalla. Muutama näistä kollegoista kommentoi, ettei case ollut tarpeeksi hieno tai valmis kerrottavaksi. Pyysin kertomaan silti. Lopputuloksena useampi osallistuja kertoi saaneensa esityksistä uuden idean.
Verkkokalvoilleni on piirtynyt Finanssiveli-tilin meemi, jossa pomo käskee käyttämään tekoälyä. ”Okei mihin sitä käytämme?” Seuraavassa kuvassa CEO levittelee hölmön näköisenä käsiään.
Mikään viestintä ei voi olla uskottavaa ja luottamusta rakentavaa, jos se on tyhjää höttöä. Pelkkä hype ilman realistisia mahdollisuuksia syö luottamuksen eikä vahvista aiemmin mainittua autonomian tarvetta.
Kun kannustamme henkilöstöä käyttämään tekoälyä, pitää kyetä viestimään myös, mitkä ovat jokaisen käytössä työkalut, linjaukset ja pelisäännöt. Mistä saamme tukea tarvittaessa? Kenelle esitämme kehitysideoita ja annamme palautetta?
Johdolta odotetaan suuntaa tekoälymurroksessa samaan aikaan, kun kukaan ei tiedä, mitä kulman takana odottaa. Samaan aikaan johto on itsekin oppimassa. Johto tarvitsee tietenkin kunnon sparrausta tekoälyn hyödyntämiseen, rohkeaan kokeiluun ja uusien liiketoimintamahdollisuuksien löytämiseen. Mitä ja miten johto viestii omasta oppimismatkastaan? Suurin sanoin vai rehellisesti oman keskeneräisyyden tunnustaen?
Viestinnän ammattilaiset voivat valmentaa johtoa ihmisten psykologisia perustarpeita vahvistavaan viestintään kaiken epävarmuuden ja kompleksisuuden keskellä. Tarvitaan rohkeutta myöntää olevansa itsekin oppimassa. Viestinnällään ja teoillaan johto voi luoda oppimiselle suotuisan ilmapiirin: psykologista turvallisuutta, luvan oppia ja kokeilla sekä riittävän selkeitä tavoitteita, joihin tekemistä voi peilata.
PROI:n tutkimuksessa korostui odotetusti keskijohdon merkitys muutoksissa onnistumisissa. Toisaalta tutkimukseen vastanneet yli 600 johtajaa arvioivat, ettei keskijohto saanut tarpeeksi tukea tärkeässä roolissaan.
Valtaosa työelämän oppimisesta tapahtuu arjessa tekemällä ja kokeilemalla, yhteistyössä muiden kanssa. Tämä näkyy myös meillä Kaiussa tekoälykehityksessä – opit asiakastyössä ja tiimeissä ovat kokonaiskuvassa tärkeämpiä kuin yksittäiset koulutussessiot. Hyvät tiiminvetäjät ovat kullanarvoisia!.
Usein työyhteisöviestintää kehittäessämme olemme kokeneet hyödylliseksi luoda keskijohdolle viestinnällisen kehittymisen sparrausfoorumeja, joissa on mahdollista oppia toisilta ja jakaa parhaita käytäntöjä.
Kaiun johtoryhmässä olen erityisen kiitollinen siitä, että sparraamme toisiamme paljon siinä, miten asioista viestimme muutoksen keskellä.
Teknologian nopea kehitys ja siitä seuraava muutos herättävät monenlaisia tunteita, myös huolia ja pelkoja. Oman työpaikan pysyvyys. Eettisyys. Ympäristö. Ihmiskunnan tulevaisuus. Näihin kysymyksiin ei ole helppoja vastauksia.
Pahiten metsään menemme, jos kiellämme kiperien kysymysten olemassaolon ja täytämme ilmatilan pelkällä tekoälyhehkutuksella, jossa ei ole sijaa kriittiselle ajattelulle.
Pitkään johtotehtävissä toimineen kollegani käytännön vinkki: Kun ihmisten huolet ovat tiedossa. johdon kannattaa sanoittaa ne omissa puheissaan: ”Tiedän, että tämä tuntuu vaikealta… ” ”Tiedän, että tähän asiaan liittyy vaikeita kysymyksiä” jne.
Myös tässä viestinnän ammattilaisilla on mielestäni nyt ja lähitulevaisuudessa merkittävä rooli. Voimme toimia keskustelun fasilitaattoreina ja varmistaa, ettei teemoja lakaista maton alle. Voimme auttaa johtoa ja esihenkilöitä kehittämään tunne- ja vuorovaikutustaitojaan, joita tarvitaan näissä keskusteluissa. Voimme luodata henkilöstön ja muiden tärkeiden sidosryhmien ajatuksia.
Turhautumisen tunteita ja epäonnistumisia riittää uusien työskentelytapojen opettelun matkalla! Joskus käyttämämme tekoälytyökalu ei (ainakaan vielä) taivu siihen, mitä haluamme saada aikaan. Joskus taas emme itse osaa hyödyntää työkalua oikealla tavalla.
Jos viestinnässä korostamme vain onnistumisia, hiekoitamme yhteisen oppimisen tietä. Amy Edmondsonin kuuluisassa tutkimuksessa vertailtiin kahta tiimiä, joista menestykkäämpi teki enemmän virheitä? Selitys: psykologisen turvallisuuden ansiosta tiimin jäsenet uskalsivat tuoda virheitä esiin, ja niistä siksi myös opittiin.
Kaiussa olen yrittänyt kannustaa jakamaan myös kokemuksia, joissa tekoäly ei toimi odotetusti. Ne ovat tärkeää tietoa, sillä ne kertovat, millaisia oppimisen ja kehittämisen tarpeita meillä on. Jos sama asia turhauttaa useampaa kollegaa ja siitä uskalletaan sanoa ääneen, tiedämme, mihin voimme etsiä ratkaisuja.
Oppiminen ja muutos on jatkuvaa, ja viestintä kytkeytyy niihin tiiviisti. Miten pitää aihetta riittävästi yllä kaiken muun tärkeän viestittävän lomassa?
Kaiussa olemme ideoineet pieniä systemaattisia keinoja tuoda tekoälyyn liittyvää oppimista jatkuvasti esiin, edes pienesti. Esimerkiksi viikkopalavereissamme on pysyvänä sisältönä Tekoälyminuutti, jossa jokainen vuorollaan kertoo yhden lyhyen tekoälyopin ja siirtää vuoron eteenpäin valitsemalleen kollegalle seuraavalla viikolla. Se luo jatkuvuutta, mutta antaa tilaa myös muulle. Aihe pysyy jatkuvasti näkyvillä ilman tuskastuttavaa tietotulvaa.
Jatkossa näen, että tekoälyoppiminen sulautuu luontevammin kaikkeen muuhun eikä ole enää niin erillinen näkökulma viestinnässä.
Mieleeni on painunut erään saksalaisen viestintätoimistokollegan vinkki: kun haluat, että ihmiset innostuvat opettelemaan tekoälyn käyttöä, luo VAU-elämyksiä. Se tarkoittaa hetkeä, jolloin kokee jotakin uutta ja yllättävää – kenties tekee tekoälyn avulla jotakin, mitä ei tiennyt osaavansa.
”VAU-elämykset” ovat jääneet minulle tärkeäksi ohjenuoraksi, ja esimerkiksi asiakkaiden tekoälykkään viestinnän valmennuksissa aloitan yleensä harjoituksella, jossa päästään kädet savessa kollegoiden kanssa pitämään hauskaa. Monesti näissä tilanteissa ihmiset huomaavat oppivansa jotakin, mitä eivät odottaneet. Se virittää yhteistä oppimista tukevaan tunnelmaan.
Yhteisöllisyys on yksi psykologinen perustarve ja perustavanlaatuisen tärkeää oppimisessa: tarvitsemme hetkiä, jolloin tulkitsemme, kyseenalaistamme ja jäsennämme yhdessä.
Niin monesti hybridityön arjessa ihmiset ovat ruudun ääressä kotikonttoreilla yksin – myös meillä Kaiussa. Niinpä haluamme luoda paikkoja, joissa opimme yhdessä. Joskus ne ovat virtuaalisia oppimisklinikoita, joskus kasvokkaisia tapahtumia.
Keväällä 2025 järjestimme kollegani Katan kanssa elämyksellisen oppimissimulaation, jossa kollegat kisasivat joukkueina kuvitteellisen sukkahousuyrityksen kriisiviestinnän kimpussa. ”Operaatio Nailonin” avulla otimme käyttöön uuden tekoälytyökalun, jonka käyttöä kaikki pääsivät yhdessä opettelemaan.
Bonusvinkki: Pidä itsesi kehityksessä mukana, mutta ole armollinen
Teknologia kehittyy nyt päätähuimaavan nopeasti. Tämän aihepiirin muutosviestintää on aika hankala tehdä, jos ei itse ole ainakin jossain määrin kehityksessä mukana.
Oma aikani on koko generatiivisen tekoälyn kukoistuskauden ollut aika tiukasti korvamerkattua työlle, opiskeluille ja muille extraprojekteille. Jatkuvasti koen painetta siitä, etten ehdi seurata ja opetella kaikkea hyödyllistä. Seuraavat keinot ovat helpottaneet:
Salla Syrman on vanhempi viestintäkonsultti, valmentaja ja osakas, joka vastaa Viestintätoimisto Kaiun johtoryhmässä tekoälykehityksestä. Toisinaan hän unelmoi voivansa pysäyttää kehityksen nopean kulun ja sulkeutuvansa kammioon tekemään hommia isän vanhalla Brother-kirjoituskoneella. Useimpina päivinä hän kuitenkin näkee muutoksessa kiehtovia mahdollisuuksia, joita hän tutkii kaikulaisten ja asiakkaiden kanssa. 20 vuotta viestintäalalla työskennellyt Salla opiskelee parhaillaan työn ohella muutosjohtamisen YAMK-tutkintoa ja toimii ProComin tekoälykkään viestinnän verkoston puheenjohtajana. Esikoiskirja ”Viestinnän palvelumuotoilu” ilmestyi vuonna 2024.