Asiantuntijan täytyy nykyisin olla asianviestijä, ei asiantunkija. Johtaminen on vähintään sataprosenttisesti viestintää. Asiakaspalvelija säästää kaikkien aikaa, jos viesti menee asiakkaalle kerralla perille.
Keksitkö jonkun, jonka työssä selkeästä viestinnästä ei olisi apua?
Olen saanut viidentoista vuoden ajan valmentaa viestintää monenlaisille ammattilaisille eri toimialoilla: Finanssialasta julkishallintoon ja autokaupasta B2B-palveluihin. Usein valmennettavat ajattelevat tekstin selkeyttä erityisesti kielen kautta. Moni sanoo, että selkeä teksti tarkoittaa sitä, ettei käytetä ammattitermejä tai vaikeita lauseita.
Tottahan tuo – vaan miten selkeää tekstiä voisi vieläkin monipuolisemmin konkretisoida? Tässä oma tapani, josta kuulen mielelläni palautetta.
Kutsu lukijasi tukevan juhlapöydän ääreen
Kuvittele nelijalkainen tukeva pöytä, jonka ääreen kutsut kohderyhmäsi nauttimaan houkuttelevaa ateriaa. Tuo ateria olkoon hyöty, jota tekstisi lukijalleen tuottaa. Näetkö jo säkenöinnin hänen silmissään?
Vinkki! Kuvittele pöydän ääreen joku oikea ihminen, jonka tiedät edustavan kohderyhmää. Näin et viesti hakuammuntana laajalle kasvottomalle massalle – vaikkapa koko Suomen bisnespäättäjille.
Koska lukijasi on sinulle tärkeä kunniavieras, älä istuta häntä minkä tahansa huteran parvekepöydän ääreen. Haluat varmistaa, että pöydälläsi on neljä vakaata tukijalkaa.
Tukijalka 1. Selkeä sisältö
Jotta pystyt rakentamaan ensimmäisen tukijalan, vastaa kolmeen kysymykseen:
- Kenelle? Kuka on lukijani? Mitä hän tietää aiheesta? Mikä on uutta tietoa? Mistä hänelle on hyötyä?
- Miksi? Mitä haluan saada tällä tekstillä aikaan? Mitä toivon lukijani tekevän?
- Mitä? Mikä on tässä tekstissä tärkein asia? Mitä ainakin pitää jäädä mieleen? Mitä voin jättää pois?
Tekstisi ei voi olla selkeää, jos sen sisältö itsessään on liian vaikeaa. Tiedosta, että kun tiedät itse asiasta paljon, olet jo tiedon kiroama. Se tarkoittaa sitä, että sinun on enää mahdotonta arvioida, miten toinen ihminen – vähemmän asiaa tunteva – ymmärtää sinulle tutun asian.
Tukijalka 2. Selkeä rakenne
Ensimmäinen jalka pystyssä, mainiota! Seuraavaksi haluamme varmistaa, että esitämme asiat lukijalle loogisessa järjestyksessä.
Tämän tukijalan rakentamisessa meitä auttaa se, että teimme huolellista pohjatyötä edellisen jalan kanssa. Nyt kun tiedämme lukijamme ja tavoitteemme, meidän on helpompi suunnitella, millainen rakenne tilannetta helpottaa.
Vinkki! Kun olet kirjoittanut tekstin kerran, tarkista, missä kohdassa tulee tekstisi pihvi – eli lukijan kannalta kiinnostavin asia. Saattaa olla, että olet lähtenyt lämmitellen liikkeelle ja päässyt pihviin vasta puolivälissä. Tämä on täysin OK kirjoittamistekniikkana, mutta editoi pihvi esiin. Lukija on erityisesti verkossa kärsimätön ja karkaa helposti, jos ei heti löydä pihviä.
Tukijalka 3. Selkeä ulkoasu
Tässä tulee tukijalkojemme matalalla roikkuva hedelmä! Huolehdithan siitä, että tekstisi näyttää lukijalle silmäiltävältä ja kevyeltä? Jos tekstisi on loputonta pitkää puuroa – uuuh. Silloin ei auta sekään, että sanoma on fiksusti mietitty ja etenee loogisessa järjestyksessä.
Ota kaikki visuaalisen selkeyttämisen peruskeinot käyttöön: kevyet kappaleet, väliotsikot, nostot ja ranskalaisten viivojen listaukset.
Vinkki! Onko todennäköistä, että lukija silmäilee tekstiäsi mobiililaitteelta? Kokeile, miltä tekstisi näyttää, jos muutat vaikkapa Wordissa sivun leveydeksi 6,5 senttiä.
Tukijalka 4. Selkeä kieli
Nyt pääsemme kieleen kiinni! Tätä tukijalkaa voisimme hioa ja kiillotella loputtomiin, mutta ole itsellesi armollinen. Viestisi ei kaadu siihen, jos ihan jokainen välimerkki ei ole täydellisesti paikallaan. Hyvässä lykyssä organisaatiosi taitava viestintäosasto viilaa viimeiset kuprut.
Treenaa selkeän kielen periaatteet. Netti on pullollaan hyviä neuvoja, mutta tässä alkuun muutama perusvinkki:
- Pitkät virkkeet kannattaa pilkkoa pienempiin osiin.
- Poista valjut verbit ja sekavat substantiivi-ilmaukset: mieluummin kehittää kuin mahdollistaa kehittyminen.
- Kerro kuka tekee ja mitä. Vältä liiallista passiivia: mieluummin johtoryhmä päättää kuin päätös tehdään johtoryhmän toimesta.
- Kirjoita lauseenvastikkeet auki sivulauseiksi: mieluummin kun alkaa sataa kuin sateen alkaessa.
- Siivoa pois kapulakieliset ilmaisut: toimesta, tiimoilta, taholta, suhteen, puitteissa, osalta, johtuen.
- Käytä lukijalle tuttua, yleiskielistä sanastoa.
Jos kirjoittaminen tuntuu vaikealta, mieti ensin, miten kertoisit asian vieressä istuvalle kaverille. Todennäköisesti et sanoisi hänelle sateen alkaessa sateensuojan aukaiseminen mahdollistaa kastumisen välttämisen.
Vinkki! Tutki omaa tekstiäsi ja pohdi, missä selkeyteen liittyvissä asioissa sinulla on eniten voitettavaa. Valitse joka kuukausi yksi asia, johon erityisesti keskityt.
Marraskuussa treenaat lauserakenteita, pikkujoulufiiliksissä poistelet passiivia. Ja niin edelleen.
Miten kävi: saitko pöytäsi pysymään pystyssä? Nauttiko lukijasi aterian hyvällä ruokahalulla loppuun saakka? Kertoiko kenties, että tähän pöytään hän palaa mielellään uudestaankin?
Kirjoittamisen ja onnistumisen iloa!
Tarvitsetteko apua selkeän tekstin treenaukseen? Kokeneet valmentajamme auttavat. Innostamme ja opastamme – emme lyö punakynällä päähän. Ota yhteyttä!
Kirjoittaja
Salla Syrman on Kaiun osakas sekä intohimoinen viestinnän valmentaja ja kehittäjä. Häntä inspiroi valmennuksissa ajatus palautteesta edisteenä: Kuinka innostaa valmennettavat kokeilemaan uusia viestinnän tapoja sen sijaan, että huomio keskittyy vain omiin virheisiin?
