Tutkimuksen* mukaan henkilöstön lähin ja luotetuin kontakti löytyy usein keskijohdosta. Kun keskijohdolle annetaan valtuudet, tuki ja oikeat työkalut, se voi toimia muutoksen mahdollistajana, ei vain viestien välittäjänä. Johto viestii tavoitteet usein selkeästi, mutta ei tue keskijohtoa riittävästi. Kun keskijohdon rooliin ja viestintäosaamiseen panostetaan enemmän, muutokset onnistuvat huomattavasti paremmin.
Kun sanotaan, että johtaminen on viestintää, mielikuva kääntyy helposti virallisempiin kanaviin: henkilöstötilaisuuksiin, intrauutisiin ja huolellisesti muotoiltuihin esityksiin. Näillä on tietenkin merkitystä, mutta ne muodostavat vain yhden osan johdon viestinnästä.
Todellisuudessa suuri osa viestinnästä tapahtuu vuorovaikutuksessa ihmisten kesken: arjen kohtaamisissa, kahdenkeskisissä keskusteluissa, palavereissa ja niissä hetkissä, joissa joku uskaltaa kysyä tai ilmaista huolensa. Joskus näissä tilanteissa on paikka ratkaista koko muutoksen suunta. Siksi keskusteluosaaminen kenelle tahansa esihenkilölle tärkeä taito.
Muutosviestinnällä ja konfliktien sovittelulla** on yllättävän paljon yhteistä. Molemmat ovat suuria tunteita herättäviä tilanteita, joiden jälkeen asiat eivät ole kuten ennen – hyvässä tai pahassa. Yksi keskeinen yhdistävä tekijä on tämä: ongelmia ei yleensä aiheuta faktojen puute, vaan kuulluksi tulemisen puute.
Seuraavat työyhteisösovittelun opit ovat toimivat erinomaisesti myös muutostilanteissa:
1. Tunnista keskustelutilanne, jossa faktat eivät auta
Jos huomaat toistavasi samoja perusteluja ja toinen vain jännittyy lisää tai pysyy entistä tiukemmin omassa näkökulmassaan, tilanne ei luultavasti kaipaa lisää faktoja vaan kuuntelua. Olisitko valmis pysähtymään hetkeksi toisen näkökulman ääreen?
Usein tämän jälkeen tapahtuu hämmästyttävä käänne. Toinen osapuoli onkin valmiimpi kuulemaan vuorostaan sinun näkökulmasi, kun on itse tullut nähdyksi. Vaatii nöyryyttä antaa hetkeksi oman näkökulman olla. Onnistuisitko jopa pohtimaan, mitä toinen mahdollisesti tuntee tai mitä hän todella asiasta ajattelee, sen sijaan että mietit vasta-argumenttia?
Ensimmäinen askel tämän taidon kehittämisessä: Seuraavan kerran, kun olet kertomassa keskustelussa faktoja, pysähdy pohtimaan onko se paras ratkaisu – haluaako toinen oikeastaan tulla vain kuulluksi ongelmineen?
2. Osaatko säädellä olotilaasi – kuka johtaa keskustelua, sinä vai tunteet?
Paineessa hermosto reagoi nopeammin kuin ajatus. Siksi oman olotilan säätely on tärkeä taito. Kun oma mieli jumittuu, on mahdoton keskustella parhaalla tavalla.
Hyvä keskustelu vaatii kykyä havaita ja hyväksyä omia tunteita ja toimia ne huomioiden, ei niiden talutusnuorassa. Tunteiden vietävänä ei synny dialogia, ainoastaan monologeja. Hyvä uutinen on, että näitä taitoja voi opetella.
Ensimmäinen askel tämä taidon kehittämisessä: Valitse yksi päivä, jolloin aloitat ja tarkkailet omia tunteitasi läpi päivän. Tunteet ovat luonteeltaan nopeasti ohimeneviä, joten kannattaa pitää niistä kirjaa. Jo yhden päivän saat todennäköisesti uusia oivalluksia tunteista ja niiden taustoista.
3. Kuuntele uteliaisuudella, älä vain ratkaisuhakuisuudella
Varsinkin johtajat joutuvat ratkaisemaan päivittäin valtavan määrän asioita. Siksi jokainen keskustelu saattaa muuttua ratkaisun etsimiseksi uteliaan kuuntelun ja kyselyn sijaan.
Uteliaisuus avaa keskustelua, ratkaisupaine sulkee sen. Kun ihminen ensin kokee, että olet kiinnostunut hänen ajatuksistaan, hänen ei tarvitse puolustautua yhtä voimakkaasti ja hän voi sen jälkeen olla valmiimpi etsimään yhdessä ratkaisuja.
Ensimmäinen askel tämän taidon kehittämisessä: Kun olet keskustelussa kertomassa ratkaisua, kysy ensin, kaipaako toinen sinulta ratkaisua vai sparrausta aiheeseen. Vastaa sen mukaan.
4. Hyödynnä kitkaa – älä säikähdä sitä
Eriävät näkemykset eivät ole merkki epäonnistumisesta. Päinvastoin: ne voivat laajentaa ajattelua ja tuoda esiin olennaista tietoa. Kun käyt keskustelua ryhmän kanssa, voi auttaa, jos mietit, että tehtäväsi on pitää keskustelu liikkeessä ja varmistaa, että kaikki pääsevät osallistumaan. Tehtäväsi ei ole poistaa erimielisyyttä.
Kun ymmärrät, mitkä asiat herättävät voimakkaita tunteita, voit myöhemmin myös sanoittaa tunteita ääneen. Tunteiden ääneen sanoittamista kutsutaan esimerkiksi Johda tunneilmastoa -kirjassa miinanraivaukseksi. Perusidea on, että kun toteat ääneen vaikeatkin tunteet, vapaudut ajattelemaan. Esimerkiksi voit aloittaa toteamalla: tiedän, että tämä muutos herättää pelkoja siitä, mitä omalle työnkuvalle tapahtuu.
Ensimmäinen askel tämän taidon kehittämisessä: Tunnusta itsellesi, miten toimit tilanteissa, joissa ihmiset ovat eri mieltä keskenään. Mitä käy keskustelutaidoillesi näissä hetkissä?
5. Luo katse tuleviin onnistumisiin
Työyhteisösovittelussa aivan olennaista on se, että kun kaikki ovat saaneet tuoda näkökulmansa esiin ja kokevat, että muut ovat niitä kuunnelleet, on aika katsoa eteenpäin.
Lempikysymykseni liittyvätkin tulevaan, menneessä vellomisen sijaan. Ne ikään kuin puhdistavat mielen huomiselle, joka voisi olla. Tällaisia sovittelusta lainattuja kysymyksiä voivat olla esimerkiksi: Miltä tilanne näyttäisi, jos onnistuisit? Miltä sinusta silloin tuntuisi? Mikä kaikki tukee jo sitä, että voit onnistua?
Ensimmäinen askel tämän taidon kehittämisessä: Pohdi etukäteen ennen keskustelua, minkälaisilla kysymyksillä saisit keskustelijoiden ajatukset suuntautumaan tulevaan toiveikkaasti.
* Lue lisää: Viestintä muutosvoimana -opas pohjautuu 675 johtajan vastauksiin yli 30 maasta. Tutkimuksen mukaan 97 % liiketoimintajohdosta pitää viestintää ratkaisevana tekijänä muutoksen onnistumisessa, mutta vain harva organisaatio onnistuu siinä todella hyvin. Lataa opas täältä.
** Työnantajalla on velvollisuus puuttua esimerkiksi kiusaamis- tai riitatilanteisiin. Yksi keino ratkaista näitä tilanteita on työyhteisösovittelu. Sovittelusta on apua myös arjen konfliktitilanteisiin ja vuorovaikutushaasteisiin. Työyhteisösovittelu on ohjattu, luottamuksellinen prosessi, jossa ristiriitoja käsitellään yhdessä rakentavasti työyhteisösovittelijan ohjauksessa. Tavoitteena ei ole syyllisten etsiminen, vaan ymmärryksen ja toimivamman yhteistyön rakentaminen.
Katariina Ahonen on toinen Kaiun toimitusjohtajista. Pitkän linjan viestinnän ammattisella on kokemusta erilaisista muutostilanteista yritysfuusiosta strategian käytäntöön vientiin. Katariina kouluttautui viime vuonna myös työyhteisösovittelijaksi, sillä hän halusi ymmärtää konfliktien taustoja ja ratkaisuja sekä tuoda viestintään uutta näkökulmaa. Katariina auttaa organisaatioita kehittämään työyhteisöviestintää ja viestimään muutoksissa. Ihmislähtöinen johtamisviestintä on hänen lempiaiheitaan.
Katariina ja muut Viestintätoimisto Kaiun kokeneet ammattilaiset auttavat pohtimaan, miten voitte tukea keskijohtoa muutoksissa. Suunnittelemme esihenkilöiden tukena muutoksia ja valmennamme onnistumaan arjen viestinnässä.
