Mitä tarkoittaa, että viestintä osallistuu päätöksentekoon?

Törmään usein ajatukseen, että viestintä on strategista, jos se on muutoksissa mukana aikaisessa vaiheessa. Se, että viestintä on alusta asti mukana suunnittelemassa, miten muutoksesta viestitään, ei kuitenkaan ole strategiseen päätöksentekoon osallistumista.

Eroa voi avata vaikka seuraavan esimerkin kautta:

Olen ollut viestintäkonsulttina mukana useissa yritysjärjestelyissä.

Joissakin olen tullut mukaan siinä vaiheessa, kun asiakas on jo tekemässä due diligence -tarkastusta. Tällöin viestintä on toki ollut mukana suhteellisen aikaisessa vaiheessa, mutta mitään päätöksentekoon osallistumista tämä ei vielä ole. Toimeksiantohan on suunnitella yritysjärjestelyn viestintä siltä varalta, että johto päättää toteuttaa järjestelyn.

Joissakin järjestelyissä olen tullut mukaan DD-vaiheen alussa. Tehtäväni on ollut tehdä brändin ja maineen due diligence. Nouseeko maineesta punaisia lippuja, joiden perusteella voisi sanoa, että hankkeessa ei kannata edetä? Vaikuttavatko tulokset aiemmin annettuun indikatiiviseen tarjoukseen? Millaisia vakuutuksia tai ehtoja pitäisi kirjata kauppakirjaan?

Brändin ja maineen analyysi on yksi osa sitä kokonaiskuvaa, jonka perustella päätöksiä tehdään – siinä missä taloudellisen ja juridisen DD:n johtopäätöksetkin. Tässä tapauksessa kyse on päätöksentekoon osallistumisesta.

Miten viestintä pääsee mukaan päätöksentekoon?

Mitä voit tehdä, jos haluat nostaa viestintää organisaatiossasi strategisemmalle tasolle?

Mittaa ja luotaa. Mitä paremmin olet perillä sidosryhmien tunnelmista ja esimerkiksi aiempien päätösten vaikutuksista organisaatiosi maineeseen, kulttuuriin, sitoutumiseen tai asiakaskokemukseen, sitä paremmin osaat ennakoida tulevaisuudessa eteen tulevien päätösvaihtoehtojen vaikutuksia niihin.

Tunne organisaatiosi talous. Tai opiskele, jos et tunne. Sinun on pystyttävä hahmottamaan erilaisten päätösvaihtoehtojen taloudelliset vaikutukset. Toiminnan muutos, jolla olisi vaikkapa maineeseen tai muutoksen läpivientiin ehdottoman positiivinen vaikutus, voi kuitenkin olla taloudellisesti mahdoton tai epärealistinen.

Pyri tunnistamaan viestinnän taloudellisia tai toiminnallisia vaikutuksia. Tämä on tietysti paljon vaadittu. Kukaan ei pysty täsmällisesti ennustamaan vaikkapa maineen muutoksen taloudellisia ja toiminnallisia vaikutuksia. Pääset kuitenkin pitkälle esimerkiksi lukemalla tutkimuskirjallisuutta (tai vaikkapa tutustumalla Tutkimustoimisto Vastakaiun tekemään globaaliin muutosviestinnän tutkimukseen) . Voit myös kerätä vaikkapa case-pankkia pörssiyhtiöiden viestinnällisistä kriiseistä ja niitä seuranneesta pörssikurssin kehityksestä (tämä koskee tietysti lähinnä yrityksiä). Muista sulkea pois mahdolliset muut samanaikaiset arvoon vaikuttavat tekijät (esim. negatiivinen tulosvaroitus). Huomioi myös, että mainekriiseissä kurssi saattaa heilahtaa alkuvaiheessa alaspäin, mutta nousta ajan myötä takaisin entiselle tasolle ilman erillisiä positiivisia uutisiakin.

Entä jos viestintä ei ole johtoryhmässä?

Joku siellä johtoryhmässä kuitenkin viestinnästä vastaa. Viestinnän ammattilaisen tehtävä on syöttää hänelle viestinnän näkökulmaa edellä listatuilla keinoilla.

Lista ei missään tapauksessa ole tyhjentävä, ja sitä voi varmasti monesta näkökulmasta myös haastaa. Perusasia ei kuitenkaan muutu: jos haluat, että viestintä on strategista, ei riitä, että olet suunnittelemassa, miten viestitään muiden tekemistä päätöksistä. Sinun on oltava mukana punnitsemassa eri päätösvaihtoehtoja esimerkiksi maineen, kulttuurin, sitoutumisen ja hyvinvoinnin tai asiakaskokemuksen näkökulmista.

Haluatko lisätietoa siitä, miten viestintä vaikuttaa muutosten läpimenoon ja mitä taloudellisia vaikutuksia viestinnän onnistumisella tai epäonnistumisella on? Tutustu Tutkimustoimisto Vastakaiun tekemään globaaliin muutosviestinnän tutkimukseen! 

Viestinnän strategisuudesta voit lukea lisää esimerkiksi tästä blogista! 

Pete Saarnivaara on Viestintätoimisto Kaiun perustajaosakas ja hallituksen puheenjohtaja. Hän on kokenut viestinnän ja markkinoinnin johtaja, johdon neuvonantaja ja useiden yritysten ja järjestöjen hallituksen jäsen. Pete auttaa asiakkaitaan paitsi suunnittelemaan, miten viestinnällä tuetaan strategian toteutumista, myös tuomaan sidosryhmien näkökulmat johdon päätöksentekoon.