Neljä pelkoa, jotka muutosviestinnän on taklattava

Työelämässä myönteiset tunteet otetaan ilolla vastaan, mutta kielteisten tunteidemme odotetaan jäävän työpaikan ovien ulkopuolelle. Tämä ei kuitenkaan ole mahdollista, varsinkaan muutostilanteessa. Muutos tuo epävarmuutta, ja epävarmuus pelkoa.

Pelko on yksi ihmisen perustavanlaatuisimmista tunteista, ja se vaikuttaa kaikkein kokeneimmankin ammattilaisenkin ajatteluun, asenteisiin ja toimintaan. Pelko on epämiellyttävä tunne, jota pyrimme välttämään kaikin keinoin. Pelko lamauttaa ja estää muutokseen sitoutumista.

Työpaikalla pelko johtaa usein siihen, että emme halua olla missään tekemisissä epävarmuutta ja pelkoa aiheuttavien asioiden kanssa. Soppa on valmis, eikä muutoksen aikaansaaminen ole mahdollista, jos kukaan ei halua siihen sitoutua.

Muutoksen pelon neljä ulottuvuutta

Pelkkä normien noudattaminen ja käskyjen totteleminen orjallisesti ei riitä, jos halutaan saada aikaan aitoa muutosta yrityksen liiketoiminnassa tai toimintakulttuurissa. Muutoksen toteuttamisen ja onnistumisen kannalta on Herscovitchingin ja Meyerin mukaan elintärkeää, että työntekijä sitoutuu muutokseen myös tunnetasolla.

Muutostilanteessa velloo monenlaisia pelkoja, jotka Luon ja kollegoiden mukaan voi karkeasti jaotella neljään eri tyyppiin:

1. Henkilökohtaisen menetyksen pelko. Työntekijä pelkää, että muutos uhkaa hänen toimeentuloaan, työpaikkaansa, statustaan tai valtaansa.
2. Muutoksen epäonnistumisen pelko. Työntekijä pelkää, ettei muutos onnistu tai se ei ole kaiken ponnistelun arvoinen. Muutoksen lopputulos on epävarma ja muutos on riskibisnestä, ja se voi tuntua hallitsemattomalta.
3. Puutteellisen tiedon pelko. Työntekijä pelkää, että johto ja esimiehet piilottelevat ja kaunistelevat faktoja.
4. Vähäisen tuen pelko. Työntekijä pelkää, ettei johto tai esihenkilö tarjoa hänelle tarpeeksi tukea, ohjausta, suojelua tai suuntaviivoja muutoksen myllerryksessä.

Muutos­pelon lievitys­keinot

Emme voi jättää tunteita kotiin töihin lähtiessä. Tunteemme – niin myönteiset kuin kielteisetkin – kuuluvat työpaikalle ja työelämään. Tunteiden ja muutospelkojen ymmärtäminen, hyväksyminen ja niihin vastaaminen mahdollistavat muutosten onnistumisen.

Me ihmiset olemme sosiaalisia olentoja, ja toiset ihmiset voivat vaikuttaa merkittävästi tunteisiimme ja toimintaamme. Sen sijaan, että jätämme jokaisen kohtaamaan yksin muutokseen liittyviä pelkojaan, kannattaa kaikkien nähdä vaivaa niiden hälventämiseksi. Näillä viestintäkeinoilla voit taklata muutokseen liittyviä pelkoja Luon ja kumppaneiden mukaan:

1. Kerro muutoksen vaikutuksista yksilötasolla

Kustannussäästöjen ja -tehokkuuden painottaminen ei kannusta ponnistelemaan lisää. Sitoutuminen muutokseen jää vähäiseksi, jos sen koetaan hyödyttävän ainoastaan johtoa. Ei ole reilua, jos työntekijät tekevät parhaansa mutta vain johto hyötyy.

Torpataksesi työntekijöiden henkilökohtaisen menetyksen pelkoa kerro muutoksen hyödyistä niin yrityksen kuin yksilönkin näkökulmasta. Työntekijöiden tarpeiden huomioiminen, ystävällinen ja sympaattinen vuorovaikutustyyli otetaan paremmin vastaan kuin pelkkä numeroiden ja sivistyssanojen latelu.

2. Vala toivoa

Muutoksen epäonnistumisen pelon taklaamiseksi on tärkeää valaa toivoa. Viesti, että muutoksen odotetaan onnistuvan ja että se on hallinnassa. Näin kaikki pystyvät näkemään selkeän polun nykytilanteesta haluttuihin tavoitteisiin ja kokevat pystyvänsä toimimaan yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.

Konkreettiset esimerkit ja vivahteikas kielenkäyttö auttavat viestimään muutoksesta kannustavasti ja innostavasti. Kun uskot muutoksen olevan toteutettavissa, todennäköisemmin myös sitoudut siihen.

3. Jaa tietoa avoimesti ja moni­puolisesti

Toivon luominen ei tarkoita asioiden kaunistelua tai negatiivisten uutisten tai riskien piilottelua.

Hälvennä puutteellisen tiedonsaannin pelkoa tarjoamalla tietoa muutoksen eri vaiheista monipuolisesti, säännöllisesti ja käytännönläheisessä muodossa.

Kerro avoimesti niin muutoksen tuomat mahdollisuudet kuin riskit ja epävarmuudetkin. Työntekijät kokevat johtajan luottavan heihin, kun johtajan viestintä koetaan avoimeksi ja aidoksi.

Avoimuudella voi toki olla myös varjopuolensa, jos koemme riskit ylitsepääsemättömiksi esteiksi. Ennakkoasenteemme vaikuttavat siihen, miten omaksumme uutta tietoa: olemassa olevaa asennetta tukeva tieto muistetaan paremmin – tämä kognitiivinen harha tunnetaan nimellä confirmation bias – kuin tieto, joka on ennakkokäsitystemme kanssa ristiriidassa.

Usein lähtökohta muutokseen on epäileväinen ja pelokas, joten riskit saattavat saada työntekijöiden ajattelussamme turhankin paljon jalansijaa. Tämä kannattaa muistaa kaikessa viestinnässä.

4. Tue työn­tekijöitä ja ole paikalla

Työntekijöiden on uskottava, että johtaja tai esihenkilö on itse täysillä mukana muutoksessa ja että hänkin tekee kaikkensa, jotta oma tiimi selviää muutoksen tuomista haasteista ja arvaamattomista esteistä. Työntekijät haluavat tietää, mitä heiltä käytännössä odotetaan. Ja he haluavat tietää, että oma esihenkilö on tarvittaessa tukena ja apuna koko muutoksen ajan.

Älä piiloudu numeroiden, palavereiden ja kiireiden taakse, vaan ole paikalla ja läsnä. Viestitä, että sinua kiinnostavat työntekijöiden ajatukset ja tunteet ja se, miten heidän käy muutoksessa.

Jos johtajaa tai esihenkilöä ei näy eikä kuulu työpaikalla, eivät työntekijätkään koe hänen olevan riittävästi tukena ja apuna. Kesken kiireisenkin muutosprosessin alaisille täytyy olla aikaa.

[CTA Autamme sinua muutos­johtamisessa]

Kirjoittaja

Muutosjohtamisesta kertovan tekstin kirjoitti alun perin entinen kollegamme Maija Joki-Korpela marraskuussa 2017. Kiitos Maija!