Hybriditilaisuuksien teknologia- ja tilaratkaisut ovat monessa työpaikassa mietinnässä ja testissä. Parhaimmillaan ratkaisut ovat hyvin mietittyjä ja rakentavat tasavertaista osallistumiskokemusta lähi- ja etäosallistujille.
Hyvä lähtökohta hybrideihin on se, että kaikki osallistujat sekä näkevät että kuulevat pitkälti samat asiat. Lisäksi on syytä miettiä ainakin rytmitystä, toimivia yhteistyön työkaluja ja apufasilitaattoreiden tarvetta.
Mutta palataanpa taaksepäin, sillä onnistuneen hybriditilaisuuden järjestämiseksi on syytä muistutella mieleen perusasiat: mitä tilaisuudessa oikein tavoitellaan, millaisilla työskentelytavoilla tähän tavoitteeseen päästään ja keiden on tärkeää olla mukana? Ja iso kysymys: onko pakko ylipäätään palaveerata vai olisiko joku muu vuorovaikutuksen tapa parempi?
Hybridityö muuttaa totuttuja tapoja olla vuorovaikutuksessa. Muutokset voivat olla isojakin. Samaan aikaan inhimillisissä kohtaamisissa myös pienillä teoilla voi olla suuri vaikutus. Seuraavia helposti toteutettavia käytäntöjä aion itse pyrkiä noudattamaan hybriditilaisuuksien vetäjänä – toivottavasti niistä on iloa myös sinulle:
1. Katse kaikkiin.
Katsekontaktilla luomme yhteyksiä ja kutsumme osallistumaan. Hybridipalaverissa katse hakeutuu helposti samassa tilassa oleviin ja kamera sekä etäosallistujat unohtuvat.
Pahimmillaan etäosallistujat jäävät haluamattaan tarkkailijoiden rooliin aktiivisen osallistumisen sijaan. Katseen suuntaaminen kameraan ja etäosallistujiin vaatii tietoista päätöstä ja keskittymistä. Tämä pieni ele kuitenkin kannattaa, sillä katseen viesti on suuri: sinä olet tärkeä.
2. Kaikki osallistujat esille.
Sujuvan yhteistyön lähtökohtana on tutustuminen. Vähimmäisvaatimuksena voisi pitää sitä, että palaveriosallistujat tietävät, ketkä kaikki yhteiseen kokoontumisen osallistuvat.
Tämän voi toteuttaa monella tapaa: Palaveritilan näytölle voi heijastaa etäosallistujien videokuvat samalla kun videoidaan lähiosallistujien kuvaa etänä oleville. Yksinkertaisimmillaan vetäjä voi kertoa, ketkä kaikki ovat mukana.
Usein on hyvä käyttää tähän vaiheeseen alussa riittävästi aikaa ja jos osallistujamäärä mahdollistaa, käydä läpi esimerkiksi kommenttikierros, jossa jokaisen osallistujan on mahdollista kertoa siitä, mitä yhteiseltä kokoontumiselta odottaa.
3. Kauimmainen osallistuja ekana.
Etäosallistujat jäävät helposti sivuun, kun keskustelu lähtee rullaamaan paikalla olevien kesken. Tähän auttaa palaverikäytännöt, jotka suosivat etäosallistujia. Kun on palautteen ja kysymysten aika, niin etäosallistujat aloittavat – ehkäpä jopa se tyyppi, jolla ei ole edes kameraa käytössä.
Aluksi voi tuntua haastavalta vastustaa lihaa ja verta olevien ihmisten vetovoimaa ja antaa riittävästi tilaa etäosallistujille. Tarvitaan hiljaisia hetkiä, jolloin odotellaan mikkien availua tai kommentteja keskustelualueelle.
Kirjoittaja
Pauliina Perttuli on vuorovaikutuksen valmentaja ja kehittäjä, joka haistelee herkällä nenällä työelämän uusia tuulia, mutta huomaa palaavansa usein vanhoihin viisauksiin. Pauliinan tavoitat Twitterissä @pperttuli.
Millaista on Kaiun oma, uudelleen muotoutuva toimistoarki? Lue Katariina Ahosen ja Juho Toivosen haastattelu Helsingin Sanomista:
Lue tästä HS juttu
