Jokapäiväisestä vuorovaikutuksesta iso osa tapahtuu virtuaalisesti, niin myös sisäinen viestintä. Samalla kun teknologiavälitteinen viestintä näyttelee yhä selkeämpää roolia koko yrityksen toiminnassa, ovat toimistot taas avanneet ovensa.
Ennen pandemiaa pelkkiä virtuaalitapaamisia pyrittiin välttämään, mutta uudenlainen arki pakotti yritykset ja organisaatiot uudistumaan nopeasti. Pelko virtuaalivuorovaikutuksen ympäriltä haihtui nopeasti, kun kaikkien arki alkoi rullata sen voimin yht’aikaa.
Nyt niin kutsutut hybriditoimistot työskentelevät niin etänä, läsnä kuin näiden kahden sekoituksenakin. Mutta tuleeko uudenlainen hybridityö muuttamaan työyhteisön vuorovaikutusta?
Miksi vuorovaikutustaidot ovat tärkeitä hybriditoimistoille?
Viestintäkonsultit ja valmentajat Katri Kääriä ja Pauliina Perttuli keskustelivat Kaiun Hyppytunti-webinaarissa hybriditoimiston vuorovaikutustaidoista.
Koska hybriditoimisto on uudenlainen työympäristö monille työntekijöille, on tärkeää pohtia, miten uusia vuorovaikutuskäytäntöjä voidaan rakentaa niin, että viesti kulkee ja yhteisöllisyyden tuntu säilyy.
Katri muistuttaa meitä kaikkia vuorovaikutuksen tärkeydestä:
”Vuorovaikutus on meidän jokaisen supervoima. Koska juuri vuorovaikutus on se erikoiskyky, joka pitkälti selittää ihmislajin menestystä ja jonka avulla pystymme saavuttamaan yhteisiä tavoitteita, ei ole yhdentekevää, miten vuorovaikutus ja viestintä työyhteisössä toimii. Nyt on se hetki, kun palaamme jälleen työpaikoille, mutta useimmissa organisaatioissa ehkä hieman uudenlaisilla pelisäännöillä. On juuri oikea hetki tarkastella uudessa työympäristössä tapahtuvaa vuorovaikutusta ja sen työkaluja.”
Kumpikin kokeneista vuorovaikutusvalmentajista korostaa, että hybridityö ei koske pelkästään palavereja, vaan uudenlaista vuorovaikutusta tapahtuu sekä kasvokkain että erilaisilla digitaalisilla alustoilla. Työyhteisöjen vuorovaikutusta tuleekin tarkastella kokonaisuutena.
Pauliina korostaa myös hybridi- ja etätyön tuomia työhyvinvoinnin kannalta huolestuttavia asioita kuten palaveriähkyä, työn rytmittämisen haasteita ja kaiken tämän vaikutusta yleiselle työssä jaksamiselle.
Perusasiat kuntoon – aktiivinen kuuntelu on aina muodissa
Työn tekemisen tavat moninaistuvat jatkuvasti, mutta vuorovaikutustaidot ja -osaaminen uusien tapojen ympärillä pohjaavat edelleen samaan kuin ennenkin. Olivat uudet käytänteet mitä tahansa, on tärkeää, että ne tukevat yhteisöllisyyden ja luottamuksen kokemusta.
Pauliina korostaakin esihenkilöiden merkitystä:
”Esihenkilöt ovat solmukohtia uusien käytäntöjen rakentamisessa. Jos tiimien vetäjät osaavat hommansa, voi myös yhteisistä palaverista tulla laatuaikaa yhdessä!”
Katri muistuttaa kuuntelun tärkeydestä eri osallistumistavat huomioiden:
”Aktiivinen kuunteleminen ja muiden huomioiminen korostuu hybridiajassa entisestään, koska ruudun takana olemme harvempien aistien varassa. Esimerkiksi nopeatempoisten ihmisten on hyvä malttaa odottaa vähän pidempään, onko toisella sanottavaa ja tarkkailla, onko ajatusprosessi vielä kesken. Näin varmistat, että kaikki erirytmiset ja eri tavoin keskusteluun osallistuvat voivat ilmaista itseään.”
Hybridi- ja etätyöskentelyn vaikeutena on myös oman läsnäolon ilmaiseminen. Keskustelun lopputulemana molemmat puhujat rohkaisevat aktiivisesti näyttämään, että kuulee toista:
- Näytä, että kuuntelet!
- Nyökyttele, tykkää kommenteista ja osallistu keskusteluun vaikkapa yhteisessä chatissa.
- Ilmaise rohkeasti sanallisesti sitä, että olet oikeasti osa vuorovaikutusta!
Yksinäisyys ja kuppikunnat huolena hybridiyhteisöissä
Pauliinan mukaan isoin huoli tulevaisuudessa on siinä, miten uudet käytännöt saadaan tukemaan työn tavoitteita. Tavoite- ja asiakeskeinen työ kyllä saadaan tehtyä, mutta miten ihmissuhteiden käy. Yhteenkuuluvuuden tunteen puute tai yksinäisyys työelämässä on tulevaisuudessa aito huolenaihe.
Vapaamuotoista kanssakäymistä pitäisi korostaa työntekijöiden arjessa. Jos ihmiset palaavat toimistolle laajasti, ei näitä kaikkia ongelmia tule vastaan. Mutta jos eivät palaakaan, miten digitaalinen ulottuvuus tuodaan kahvikoneen ääreen? Tulevaisuus näyttää.
Katri nostaa yhdeksi hybridityön suurimmista haasteista sen, miten pystytään välttämään kuppikuntien muodostumista, kuplautumista ja siiloutumista:
”Yksilön vastuu tulee korostumaan. Vaikka työnteko olisikin helppoa kotoa käsin, muista että työyhteisön kannalta myös läsnäolo ihan paikan päälläkin voi olla todella tärkeää.”
Luota vuorovaikutukseen
Kumpikin valmentajista katsoo haasteista huolimatta tulevaisuuteen positiivisesti. Kokemuksen, kokeilujen ja yhteisen pohdinnan kautta uudet käytännöt kyllä löytyvät.
Katrin mukaan on samantekevää, kuinka hieno tavoite tai visio työyhteisön hybridityökäytännöille on asetettu, jos perusta ei ole kunnossa: ilman toimivaa vuorovaikutusta niihin ei päästä.
Etätyöt tulevat jatkumaan ja uusia käytänteitä syntyy. Organisaation onkin päätettävä, tulevatko käytänteet automaattisesti vai strategisesti kehittäen.
Miten löydämme keinot sitouttamiseen, työn imuun ja yhteisöjen luontiin? Kuinka nämä uudet käytänteet saadaan tukemaan organisaatiokulttuuria?
5 tärkeintä kohtaa tueksi hybriditoimistoille
- Vuorovaikutuksen tavat ja paikat monimuotoistuvat. Kannattaa tarkastella kokonaisuutta eikä jäädä jumiin miettimään vain yksittäisiä asioita, kuten palavereja tai työkaluja.
- Osaamme varmasti hoitaa asia- ja tavoitekeskeisen työskentelyn jo nyt. Keskity siihen, miten yhteisöllisyyden ja luottamuksen rakentaminen onnistuu uudessa arjessa.
- Tee tilaa yhteiselle pohdinnalle ja uusien viestintä- ja vuorovaikutuskäytäntöjen kokeiluille sekä yhdessä oppimiselle. Harjoittelua tarvitaan!
- Uudessa arjessa on enemmän joustavuutta kuin koskaan ennen. Kaikkien pitää kuitenkin tiedostaa, että vapaus ja vastuu kulkevat käsi kädessä. Jokaisella on siis tärkeä rooli toimivan vuorovaikutuskulttuurin rakentamisessa.
- Hybridiaikojen vuorovaikutuskulttuuri rakentuu teko ja keskustelu kerrallaan. Ole kärsivällinen!
Olemme juuri nyt siinä hetkessä, kun voimme ottaa tekemisen tapamme uuteen tarkasteluun. Muutos on jo nähty viestinnän monimuotoistumisessa, uusissa käytänteissä ja lukuisissa eri alustoissa.
Vapaamuotoisella jutustelulla ja kahvittelulla on edelleen paikkansa. Tällainen yhteisöllisyys ei rakennu palavereissa, vaan myös hirveässä määrässä muuta digitaalista vuorovaikutusta.
Katri nostaakin vielä loppuun tärkeimmäksi pointiksi ohjenuorista kenties inhimillisimmän:
“Hybridiaikojen vuorovaikutuskulttuuri rakentuu teko ja keskustelu kerrallaan. Ole kärsivällinen!”
Kaipaatko apua hybriditoimiston vuorovaikutuksen virittämiseen toimivalle taajuudelle? Autamme mielellämme!
Kirjoittajat
Pauliina Perttuli on käytännönläheisestä otteestaan kiitelty Kaiun vuorovaikutusvalmentaja, jonka mielestä vuorovaikutus on monimutkaista ja juuri siksi niin kiinnostavaa. Iltapäiväkahvin kanssa Pauliina nauttii mielellään annoksen vuorovaikutuksen tieteellistä tutkimusta.
Katri Kääriä on yritysviestinnän moniosaaja. Hänen erityisosaamisalueisiinsa kuuluu muutosviestintä ja hän syttyy erityisesti kouluttamisesta ja valmentamisesta. Katri uskoo kumppaniverkostojen ja avoimen vuoropuhelun voimaan ja siihen, että parhaat menestystarinat luodaan yhdessä.
