Ennen kuin kiirehdit vastaamaan ei, pysähdy hetkeksi. Olisiko vuosikertomuksen – tai vuosiesitteen – julkaisemisesta organisaatiollenne sittenkin hyötyä?
Ja jos edustat pörssiyhtiötä, pahoittelen – tämä listaus ei koske sinua. Listayhtiöillähän on lakiin perustuva velvollisuus julkaista vuosittain vähintään hallituksen toimintakertomus ja tilinpäätös.
Hyviä puolia löytyy listaksi asti riippumatta siitä, tehdäänkö julkaisu printin vai verkon ehdoilla.
1. Tiivis tietopaketti
Kun mennään yhden pysähdyksen taktiikalla, ei ole vuosikertomuksen voittanutta. Mistä muusta julkaisusta lukija saa yhdellä pläräyksellä tai silmäyksellä kattavan yleiskuvan organisaatiosta? Mitä se tekee, mitä siellä on tekeillä, miten se pärjää lukujen valossa? Antaapa vuoskari myös kasvot avainhenkilöillekin.
Ilman vuosikertomusta kaikkea tätä tietoa organisaatiosta ei välttämättä edes tulisi kerättyä!
2. Kustannustehokas käyntikortti
Elämässä – ja varsinkin työelämässä – tulee vastaan tilanteita, joissa pelkkä hissipuhe tai kehotus mennä nettisivuille ei riitä. Haluat vaikkapa ojentaa vieraalle lähtiessä jotain kättä pidempää – esimerkiksi omaa organisaatiota esittelevän laadukkaan esitteen. Miksi tehdä erillistä markkinointiesitettä, kun vuosikertomus jo kertoo kaiken oleellisen?
Digivuosikertomuksella ei tätä etua tietysti ole. Löytyisikö ratkaisu erillisestä, vaikkapa sivun tai neljän sivun esitteestä, jonka tarkoitus olisi houkutella lukija tutustumaan varsinaiseen vuosikertomukseen verkossa?
3. Yhden koon sukkahousut
Yksi ja sama julkaisu vastaa kaikkien sidosryhmien tarpeisiin. Parhaimmillaan vuosikertomus palvelee kaikkia eri sidosryhmiä asiakkaista henkilöstöön.
4. Siihen voi luottaa
Harva julkaisu käy läpi niin tiukkaa seulaa kuin vuosikertomus, jonka tekemiseen osallistuvat yleensä kaikki yksiköt ylin johto mukaan lukien.
5. Avoin ja läpinäkyvä
Vuosikertomuksessa organisaatiolla on lyömätön tilaisuus kertoa toiminnastaan avoimesti ja läpinäkyvästi, haasteita piilottelematta. Jo yksin vuosikertomuksen julkaiseminen viestii, että organisaatio haluaa raottaa oveaan oma-aloitteisesti.
6. Näytä niille!
Vuosikertomus tarjoaa organisaatiolle kuin organisaatiolle oivan foorumin, jolla paukutella henkseleitä oikein olan takaa. Vuosikertomuksen sivuilla organisaation kannattaa kertoa aikaansaannoksistaan ja saavutuksistaan vuoden varrella.
7. Älä ole tylsä
Kuka käskee tehdä vuosikertomuksesta tylsän? Toki vuosikertomuksen selkärankana toimivat hallituksen toimintakertomus ja virallinen tilinpäätös ovat pakollista ja tärkeää sisältöä, mutta kokonaisuutta voi ja kannattaa höystää keveämmillä sisällöillä.
- Elävöitä trendejä ja faktoja kertomalla niistä ihmisten kautta, esimerkiksi haastattelemalla tärkeään kehitysprojektiin osallistunutta työntekijää projektista kertovassa kainalojutussa. Näin organisaatiosi saa uusia kasvoja.
- Visualisoi tietoa mielenkiintoisiksi ja havainnollisiksi infograafeiksi. Yksi kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. Kiireinen lukija kiittää!
- Laajenna vuosikertomuksen yleisöä kustannustehokkaasti hyödyntämällä vuosikertomukseen vaivalla tehtyä aineistoa, vaikkapa infograafeja ja case-tekstejä, myös verkkosisältönä ja sosiaalisessa mediassa. Mieti näkökulmat kunkin some-kanavan ehdoilla.
Kirjoittaja
Vuosikertomuksesta kirjoitti alun perin entinen kollegamme Marjo Kanerva syyskuussa 2016. Kiitos Marjo!
Kaipaatko apua vuosikertomuksiin? Meillä on kokemusta! Lue lisää yritysviestinnän palveluistamme.
